如果大家學(xué)會(huì)了Word的“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能，這個(gè)問題很好解決，而且你會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)論文的駕馭變得得心應(yīng)手?！拔臋n結(jié)構(gòu)圖”最大的優(yōu)點(diǎn)就是論文結(jié)構(gòu)一目了然，準(zhǔn)確定位方便快捷。具體用法如下：

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點(diǎn)擊菜單項(xiàng)“視圖”—>“文檔結(jié)構(gòu)圖”，這時(shí)在頁面左側(cè)多出一個(gè)窗口，它便是顯示文檔結(jié)構(gòu)的地方。接下來的工作就是規(guī)范論文的結(jié)構(gòu)層次。將正文內(nèi)容設(shè)置成“正文”，一級(jí)標(biāo)題的大綱級(jí)別設(shè)置成“一級(jí)”，二級(jí)標(biāo)題的大綱級(jí)別設(shè)置成“二級(jí)”，依此類推。

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其設(shè)置方法為：選中標(biāo)題或正文，點(diǎn)擊菜單項(xiàng)“格式”—>“段落”，在彈出的窗口中選擇“縮進(jìn)和間距”分頁，在“大綱級(jí)別”項(xiàng)選擇相應(yīng)級(jí)別。

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這里有一個(gè)小技巧，可以大幅減少工作量。首先將論文全部選中設(shè)置成“正文”，然后將第一個(gè)一級(jí)標(biāo)題（比如第一章）大綱級(jí)別設(shè)置成“一級(jí)”，再用“格式刷”（雙擊“格式刷”可連續(xù)“刷”）把其他各級(jí)標(biāo)題的大綱級(jí)別全部“刷”成“一級(jí)”。這時(shí)所有的標(biāo)題以“一級(jí)”大綱級(jí)別的形式全部出現(xiàn)在文檔結(jié)構(gòu)圖中。點(diǎn)擊文檔結(jié)構(gòu)圖中的標(biāo)題就能迅速定位到論文的相應(yīng)位置。點(diǎn)擊第一個(gè)二級(jí)標(biāo)題（比如第一章的第一節(jié)），將其大綱級(jí)別設(shè)置成“二級(jí)”，然后用“格式刷”把其他二級(jí)標(biāo)題的大綱級(jí)別全部“刷”成“二級(jí)”?！八ⅰ钡倪^程中，可以點(diǎn)擊文檔結(jié)構(gòu)圖中的標(biāo)題，迅速定位到相應(yīng)內(nèi)容，十分方便快捷。其他級(jí)別的標(biāo)題照此方法做。

規(guī)范論文的結(jié)構(gòu)層次，生成文檔結(jié)構(gòu)圖，除了上述的優(yōu)點(diǎn)外，還有一個(gè)更大的好處，那就是在論文撰寫完后自動(dòng)生成目錄。曾看見有同學(xué)自己編寫目錄，當(dāng)標(biāo)題更改時(shí)，更新目錄不算費(fèi)事，但是當(dāng)頁碼改變時(shí)，更新目錄就顯得十分麻煩。其實(shí)，Word可以根據(jù)規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次自動(dòng)生成目錄，完全代替人工編寫。具體方法為：

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將光標(biāo)移至目錄位置。點(diǎn)擊菜單項(xiàng)“插入”—>“引用”—>“索引和目錄”，在彈出的窗口中選擇“目錄”分頁，然后根據(jù)提示進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置（篇幅所限，不作贅述），點(diǎn)擊“確定”，目錄便出現(xiàn)了。如果對(duì)論文作了修改，可以在目錄上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“更新域”，在彈出的窗口中根據(jù)情況選擇“只更新頁碼”或“更新整個(gè)目錄”，點(diǎn)擊“確定”，目錄就會(huì)自動(dòng)更新。

學(xué)位論文一般要求各章開頭都要另起一頁，即章標(biāo)題在頁面頂端。有的同學(xué)在處理章與章之間的間隔時(shí)，常常是用很多的“回車”符。這樣處理有一個(gè)問題：當(dāng)修改論文時(shí)，前面內(nèi)容的行數(shù)如果變了，后面各章的章標(biāo)題就不會(huì)在頂端，又需要用“回車”符調(diào)整，重復(fù)幾次就會(huì)覺得很麻煩。

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如果在章與章之間插入“分頁符”或“分節(jié)符”，就不會(huì)有這樣的煩惱了。具體方法為：將光標(biāo)移至前一章，比如第一章的末尾，點(diǎn)擊菜單“插入”—>“分隔符”，在彈出的窗口中選擇“分頁符”（分隔符類型）或“下一頁”（分節(jié)符類型），點(diǎn)擊“確定”。第二章將另起一頁，無論前面怎么修改內(nèi)容，第二章章標(biāo)題都處于頁面頂端。

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分節(jié)符比分頁符的作用更大，它可以把論文分節(jié)，使不同的節(jié)可以有不同的設(shè)置，節(jié)與節(jié)互不相干。有時(shí)候分節(jié)是必要的。比如頁面方向有橫向和縱向兩種，特別是制作表格時(shí)，常常因表格過寬需要制作橫向表格，這時(shí)就需把頁面設(shè)置成橫向。如果不分節(jié)，其他頁面都會(huì)被設(shè)置成橫向。只有通過分節(jié)，把橫向表格所在節(jié)的頁面設(shè)置成橫向，其他節(jié)的頁面設(shè)置成縱向，才能解決這個(gè)問題。另外，如果要求頁碼格式前后不一樣，或者從某一頁開始要重新編號(hào)，都需要通過插入分節(jié)符（類型一般為下一頁或連續(xù)）才能實(shí)現(xiàn)。

強(qiáng)烈推薦以下方法標(biāo)注參考文獻(xiàn)：

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1) 將光標(biāo)移至需標(biāo)注參考文獻(xiàn)的地方。

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2) 點(diǎn)擊菜單項(xiàng)“插入”—>“腳注和尾注”，在彈出的窗口中進(jìn)行如圖1設(shè)置后，點(diǎn)擊“插入”。（你會(huì)發(fā)現(xiàn)“編號(hào)格式”沒有你想要的“[1],[2],[3]…”。沒關(guān)系，有辦法解決。

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3) 光標(biāo)自動(dòng)移至論文結(jié)尾。在編號(hào)后面輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)信息。

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4) 參考文獻(xiàn)信息輸入完畢后，雙擊相應(yīng)編號(hào)，光標(biāo)將自動(dòng)移至論文中標(biāo)注該參考文獻(xiàn)處。在編號(hào)左右分別加上“[”和“]”，并將其格式設(shè)置為“上標(biāo)”，最終形式為“[1]”。將該編號(hào)復(fù)制，粘貼到下一個(gè)需要標(biāo)注參考文獻(xiàn)的地方。此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)編號(hào)變成了“[2]”（或其他編號(hào)，依據(jù)所處位置順序自動(dòng)編號(hào)）。

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5) 雙擊編號(hào)“[2]”，光標(biāo)自動(dòng)移至論文結(jié)尾編號(hào)為“2”的位置，更改參考文獻(xiàn)信息。

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通過雙擊相應(yīng)編號(hào)可以很方便地在論文和參考文獻(xiàn)目錄間“穿梭”。

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但有一個(gè)小缺點(diǎn)：這樣生成的參考文獻(xiàn)目錄始終是在論文最后面。如果要更換目錄位置，只能采取復(fù)制粘貼的方式，致使目錄失去“尾注”功能。建議在論文定稿后再移動(dòng)參考文獻(xiàn)目錄位置。

當(dāng)你正在專注于數(shù)據(jù)的處理或是推敲某句話的措詞時(shí)，電腦突然斷電、死機(jī)，你會(huì)因未及時(shí)保存文檔懊惱不已。Word的“自動(dòng)保存”功能可以讓你無憂無慮專心論文寫作。

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其設(shè)置方法為：點(diǎn)擊菜單項(xiàng)“工具”—>“選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中選擇“保存”分頁。將“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”前的復(fù)選框打“√”，間隔時(shí)間一般設(shè)為3—10分鐘。因?yàn)樵O(shè)置時(shí)間過短，影響系統(tǒng)速度；設(shè)置時(shí)間過長，沒有實(shí)際意義。